Gestionnaire administratif(ve) des appels d'offre

Raison sociale: GIP FCIP Alsace
No SIREN: 186715538
Fonction: Comptabilité - Gestion - Finance
Type de contrat: CDD
Type d'emploi: Temps plein
Rémunération: de 15 000 à 25 000 €

Le GIP FCIP Alsace est un groupement d’intérêt public de l'Education Nationale chargé d'intervenir dans les domaines de la formation continue des adultes, de la formation tout au long de la vie et de l’insertion professionnelle. Pour ce faire, il travaille en lien avec le réseau des GRETA et mène des activités spécifiques dans de nombreux domaines, dont celui de la validation des acquis de l’expérience ou de la professionnalisation des acteurs de la formation.
Il est implanté sur 2 sites à Strasbourg et 3 antennes (Haguenau, Colmar et Mulhouse) et rassemble environ 120 collaborateurs. Gestion administrative :
-Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d’activité de la structure
-Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière...) -Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports,…), les reproduire et les diffuser
-Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier.
-Suivre certains dossiers et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés
-Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l’unité
-Organiser la logistique relative aux formations, réunions, séminaires, colloques
-Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes Gestion des appels d’offres :
-Participer à la veille juridique
-Effectuer des recherches documentaires juridiques
-Mettre à jour des bases de données (contentieux, contrats…) et des indicateurs
-Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services internes et externes (GIP et GRETA)
-Prendre en charge le fonctionnement administratif de la cellule achats (secrétariat, courrier, numérisation et archivage des marchés,....)
-Assurer le suivi administratif des procédures de marchés (notification, échéances, reconductions...) en collaboration avec l’équipe appels d’offres
-Suivre l’exécution des marchés sur le plan administratif et juridique (avenant, sous-traitance....) en collaboration avec l’équipe appels d’offres Savoirs-faire opérationnels
• S’exprimer oralement ou par écrit
• Utiliser les modes de communication écrites ou orales (électronique, téléphones, ..)
• Utiliser les outils bureautiques
• Trier, hiérarchiser et classer les informations.
• Analyser et gérer les demandes d’information
• Gérer la confidentialité des informations et des données
• Travailler en équipe et en relation partenariale
• Prendre et rédiger des notes, documents de tous ordres
• Enregistrer les messages et rendre compte
• Elaborer et contrôler des actes administratifs
• Savoir respecter les délais
• Savoir inscrire son activité dans un calendrier
• Appliquer les règles de la commande publique
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Réaliser des synthèses et des tableaux de suivi
• Connaissance générale des techniques et règles de classement et d’archivage • Niveau Bac+2 Administratif (Assistant de Gestion PME – PMI, comptabilité/gestion,…)
• Expérience de minimum 2 ans dans le domaine de la formation continue et/ou dans un service en charge des marchés publics (fortement recommandée)