Assistant Polyvalent du Dirigeant start Up HF

Raison sociale: EXOS RECRUTEMENT ET INTERIM
No SIREN: 444700603
Fonction: Assistanat - Secrétariat - Accueil
Type de contrat: CDI
Type d'emploi: Temps plein
Rémunération: de 35 000 à 45 000 €

EXOS accompagne les candidats depuis plus de 15 ans en Ile de France pour trouver LE poste qui correspondra à vos compétences et votre tempérament.
80% de nos clients nous font confiance depuis plus de 10 ans pour tous les métiers des services supports : comptabilité, ressources humaines, juridique, marketing, commercial, .... vous cherchez votre futur emploi ? cliquez sur https://exos-recrutement.com ou rejoignez nous sur Facebook et LinkedIn ! Vous avez une expérience significative en qualité d’Office Manager au sein d’une PME.
De formation Bac+2, doté(e) d’un réel sens de l’organisation renforcé par votre curiosité intellectuelle, vous accompagnerez le Dirigeant d’une Start’Up dans la gestion courante des tâches administratives et de logistique liées au bon fonctionnement de l’entreprise.
Vous aimez seconder et avez un réel sens du service grâce à votre attitude positive, consciencieuse et investie.
Rigueur, rapidité, bienveillance seront les 3 axes de votre quotidien pour optimiser les performances de chacun avec pour objectif principal des résultats toujours meilleurs.
Vous serez acteur(-trice) de l’évolution d’une entreprise à taille humaine.
Pour postuler directement envoyez moi votre Curriculum Vitae :
[email protected]
Exigences du poste
Rattaché(e) au Dirigeant, vous serez en relation avec tous les acteurs de l’entreprise : clients, fournisseurs, partenaires, organismes officiels.
Vous accompagnerez la DRH dans l’exécution des tâches administratives et de secrétariat lié au suivi et à la gestion des dossiers des salariés.
Vous assurerez le secrétariat personnel du Directeur Général et serez en charge du suivi des services généraux : logistique de fonctionnement du bureau, suivi des interventions des entreprises extérieures.
Rôle et responsabilités
Clients – adhérents
Accueil au siège, téléphonique et des personnes, interface avec les interlocuteurs du DG et des responsables projets
Animation des réseaux sociaux en lien avec le Marketing et les Consultants
Participation active à l’animation du réseau (lettres, mails, suivi d’opération…) et à l’organisation d’évènements
Hommes
Gestion administrative du personnel du siège des Consultants (congés, report d’éléments variables de paie, véhicules, téléphones…)
Organisation et coordination des informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au bon fonctionnement de la structure
Actifs
Garantie d’un haut standard de qualité et d’entretien du siège de l’entreprise
Coordination des interventions des différents prestataires (ménage, livraisons…)
Gestion de l’économat, établissement des commandes de matériels, de fournitures, de consommables
Organisation et suivi des conditions d’exécution de contrats des prestataires pour le réseau
Elaboration d’un « book prestas »
Rédaction des procédures de commandes/livraison/facturation vers l’externe (fournisseurs) et l’interne (réseau) des marchandises non revendables (magazines, goodies, matériels marketing…)
Marchandises – Métier
Traitement du courrier
Gestion du planning des réunions/formation et de leur intendance
Organisation des déplacements (avion, hôtel…)
Rédaction de certains comptes-rendus de réunions, présentations
Archivage et sécurisation des sauvegardes de tous les documents
Argent
Centralisation et gestion des notes de frais
Centralisation et tenue des dépenses de la société, envoi des éléments à l’Expert-Comptable (dont tableaux TVA, CA…)
Collecte des RFA et tenue des tableaux de RFA, dans l’attente de l’arrivée d’un responsable de l’administration des achats
Tenue des tableaux des LDC en lien avec l’Expert-Comptable et le DG Bac+2 ou équivalent – Assistante de Gestion/Assistante de Manager/Secrétariat…
5 à 7 ans d’expérience sur poste similaire
Excellent relationnel, organisé(e) et polyvalent(e), sens du service, esprit créatif, aptitude à réaliser des tâches nouvelles avec enthousiasme, rigoureux(-se), rapide, bienveillant(e), concentré(e) sur les résultats.
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, Internet, messagerie) et de l’orthographe.
Avantages
2500€ à 2800€ X 13 mois