ASSISTANT DE GESTION 2

Raison sociale: SARL IB PACK
No SIREN: 482669512
Fonction: Assistanat - Secrétariat - Accueil
Type de contrat: CDI
Type d'emploi: Temps plein

La société SARL IB PACK a été fondée en 2005, par M. Philippe Tillet.Sortant d'un parcours en entreprise en qualité de Directeur commercial, la structure hiérarchique et procédurale des grands groupes ne lui convenant plus, il a choisi de créer IB PACK afin de maintenir le côté authentique et humain du travail. Les fonctions d' Assistant de Gestion sont d'assister directement M. Philippe TILLET dans cette dimension.
IB pack est une société spécialisée dans la vente de machine aux industrielles du cartonnage, nous sommes la plaque tournante entre fournisseur et client final. Missions : Pole Administratif
-Gestion et traitement des courriers
-Production et diffusion d'informations écrites ou orales
-Suivi des relations avec les partenaires de l'entreprise.
-Mise à jour des documents administratifs
-Préparation des éléments permettant au PDG et aux commerciaux de concevoir et planifier :
Une action commerciale
Plan de commercialisation annuel
Contrôle d’objectifs
Participation à l’activité commerciale : qualification et validation des données sous la base de données CRM
-Relance des demandes de rapports écrits des commerciaux
-Etablissement et suivi des échéanciers de règlements
-Archivage des exercices précédents
-Mise a jour des documents logistiques a chaque nouvel exercice Missions : Pole Commercial
-Accueil téléphonique : des clients, fournisseurs et partenaires
-Gestion et traitement des mails : des clients, fournisseurs et partenaires
-Traitement des informations et transmission aux cibles concernées
-Gestion et traitement des offres commerciales
Création et éditions des : devis, factures, commandes, bon de livraison
-Suivi téléphonique des règlements clients
-Collecter auprès des agents commerciaux, en temps utile, les données nécessaires à la création des documents et au suivi de gestion (factures, états des commissions pour les commerciaux…)
-Prospection téléphonique : détection des potentiels clients et des affaires potentielles
-Prospection téléphonique : suivi des affaires en cours (après validation par accord des agents commerciaux)
-Utilisation des logiciels de l’entreprise, CIEL et Suite MICROSOFT OFFICE
-Assurer la gestion et le suivi : des expéditions et des livraisons
-Etablissement de documents récapitulatifs, affaires en cours, suivi facturation fournisseur Gludan Missions : Pole Comptable
-Utilisation du logiciel de comptabilité CIEL et transmission des données nécessaires au cabinet comptable
-Enregistrement des factures clients et des règlements
-Enregistrement des factures fournisseurs et des règlements
-Mise à jour du planning des absences et transmission de l’information au cabinet comptable pour la préparation des bulletins de paie
- Enregistrement des banques
- Etablissement et enregistrement des notes frais de M.Tillet
-Etablissement de télé déclaration de TVA mensuelle
-Saisie des OD de salaire NATURE DU TRAVAIL
Un touche-à-tout
Réponse au téléphone, classement de dossiers, relance de factures : les activités de l'assistant de gestion changent d'une heure à l'autre. Très polyvalent, il peut débuter sa journée par une commande à un fournisseur, la poursuivre en préparant les déclarations de TVA et terminer par une prospection ou une relance téléphonique.
Sur tous les fronts
À la fois assistant de direction, commercial et comptable, il répond au courrier, contacte de futurs clients, édite les bulletins de salaire... Le côté ressources humaines ne lui échappe pas non plus. Au besoin, il prépare les plannings du personnel de l'entreprise et se transforme en credit manager quand il faut suivre les impayés. Il peut aussi se mettre dans la peau d'un acheteur pour comparer les tarifs des fournisseurs et les négocier.
Soutien de la direction
Bras droit du patron de sa PME, l'assistant de gestion veille au grain. Il tient la comptabilité à jour et l'analyse, à la recherche de tout ce qui peut être source de gain ou d'économie. Il joue ainsi un rôle d'alerte et de soutien au chef d'entreprise en attirant son attention sur d'éventuels problèmes ou opportunités pour l'entreprise. COMPETENCES REQUISES
Débrouillard et communicant
Aucune journée de travail ne ressemblant à la précédente, l'assistant de gestion doit constamment s'adapter à de nouvelles situations. Débrouillardise et capacité d'initiative sont donc essentielles. La facette commerciale du métier exige également un bon contact. Sans oublier la discrétion dont doit faire preuve ce proche collaborateur d'un chef d'entreprise.
Pluricompétent ( parlant anglais)
À la fois comptable, commercial, secrétaire,... l'assistant de gestion a plusieurs cordes à son arc. Il a reçu une formation pluridisciplinaire le préparant à ces différentes activités. Mais il doit également faire preuve d'une bonne organisation pour passer d'une casquette à l'autre sans anicroche, et jongler entre plusieurs activités.