Recrutement d'un(e) sécrétaire de Direction

Fonction: Assistanat - Secrétariat - Accueil
Type de contrat: CDI
Type d'emploi: Temps plein
Rémunération: de 15 000 à 25 000 €

Nous sommes une entreprise exerçant dans les transports et logistiques.Créée en 1965 aux états-unis, nous sommes présents dans 46 pays à ce jour.Nous désirons recruter pour nos diverses agences que nous installons un peu partout en France. -Recevoir et trier le courrier ordinaire transmis
-Enregistrer le courrier ordinaire (arrivé et départ).
-Recevoir et trier le courrier électronique (E-mail).
-Gestion du mail officiel de l’entreprise (Réceptionner et envoyer les courriels).
-Trier, diffuser et transférer les mails aux personnes concernées.
-Superviser l’archiviste dans l’archivage physique et numérique des dossiers de passation marchés.
-Préparer les réponses aux demandes de renseignements, le cas échéant.
-Transmettre les propositions de réponse.
-Assister le Coordonnateur dans la gestion journalière des activités administratives.
-Apporter l’appui administratif à l’organisation des formations, ateliers et séminaires.
-Gérer quotidiennement l’agenda du Directeur.
-Prendre les RDV pour des personnes internes et externes.
-Mettre les informations à la disposition du Directeur
-Assurer le standard (Effectuer et recevoir les appels téléphoniques). -Superviser la production et la multiplication de documents de travail.
-Préparer les réunions, (l'ordre du jour, les comptes rendus, la réservation des salles pour les réunions etc.).
-Participer aux réunions de l'entreprise.
-Assurer la prise de notes lors des différentes réunions de l’entreprise et rédiger les comptes-rendus.
-Diffuser les comptes-rendus de réunion (intranet).
-Assister le Directeur dans la répartition de la charge de travail aux spécialistes en passation des Marchés.
-Procéder avec l’archiviste à la classification et à l’archivage des documents et dossiers de l’entreprise
-Traduire les documents administratifs
-Exécuter au besoin d’autres tâches relevant de sa compétence et solliciter par le Directeur -Avoir au moins un diplôme de secrétariat (niveau : Bac et/ouBac+2).
-Avoir la bonne maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, PowerPoint, Internet).
-Etre méthodique, accueillante et ordonnée.
-Capacité de travailler en équipe.
-Avoir une Excellente capacité rédactionnelle en français (très bien).
-Etre immédiatement disponible.
-Avoir le sens de la rigueur et de l'organisation, des relations.
-Etre motivé (e)pour son travail, faire preuve d’autonomie et avoir des aptitudes à gérer les priorités.
-Etre capable de travailler sous pression.
-Faire preuve d’une grande discrétion.