Assistante de direction - Provence-Alpes-Côte d'Azur Alpes-Maritimes Grasse - 06130

Fonction: Direction
Type de contrat: CDI
Niveau de formation: Bac+3
Niveau d'expérience: 6 à 10 ans
Mobilité: Locale
Type d'emploi: Temps plein

Accueil physique et téléphonique
- Gérer les agendas, prendre des rendez-vous, organiser des réunions
- Gérer les salles de réunion et préparer de celles-ci
- Gestion du courrier
- Rédiger l'ordre du jour et PV des réunions.
- Mettre en forme, rédiger et vérifier les documents et présentations
- Rédiger les courriers pour la Direction Générale
- Archiver, classer
- Transmettre et suivre les contrats de réservation, gestion des stocks
- Vérifier le contenu des contrats et demander les informations aux prestataires externes concernés.
- Suivre l’administration des compromis avec les notaires et procéder aux appels de fond des clients.
- Planning des ventes : suivre et s’assurer de la fiabilité des délais proposés (suivre le planning de déroulement d’une phase commercialisation)
- Point de contact pour les prestataires externes : communiquer les informations nécessaires à l’accomplissement de leur mission, demande d’information
- Saisie informatique de tableaux de bord (reporting opérationnel, enregistrement des factures et suivi …)
- Collaborer : partager pro-activement la compétence et l’information avec les collègues directs et indirects. Encourage l’esprit d’équipe pour mieux atteindre les objectifs collectifs.
- Communiquer : s’exprimer avec clarté et nuance tant oralement que par écrit afin que le message a bien été entendu et compris.
- Assumer spontanément et avec maîtrise ses responsabilités grâce à la réalisation d’action pertinentes dans le but d’obtenir les résultats voulus.
- Structurer son travail en fixant les priorités et en accomplissant une multitude de tâches différentes de manière systématique.